Les organisations doivent respecter un ensemble complexe de lois et de réglementations. Le conseil d'administration doit donc s’assurer que ses membres agissent de manière éthique, transparente et toujours dans l’intérêt de l’organisation. Pour ce faire, il doit mettre en place des mesures de contrôle, des pratiques et/ou des politiques pour s’assurer du respect de celles-ci selon les normes de conformité applicables. Maintenir des normes éthiques élevées au sein de l'organisation reste un défi, cela est toutefois essentiel pour entretenir la confiance des parties prenantes, contribuer à minimiser les risques juridiques et favoriser une gouvernance responsable.
Afin de ne pas compromettre l’intégrité de la prise de décision, il est essentiel que le CA veille à identifier, gérer et atténuer les conflits d'intérêts potentiels. Les conflits d'intérêts surviennent lorsque les membres du CA ont des intérêts personnels, financiers ou professionnels qui pourraient influencer leur capacité à prendre des décisions objectives dans l'intérêt de l'organisation. Une bonne gestion des conflits d'intérêts au sein du CA permet donc de prévenir toute partialité ou prise de décision inappropriée.
Il est grandement recommandé et même obligatoire pour certaines organisations de mettre en place un code de conduite et d'éthique clair et exhaustif pour les membres du conseil d’administration. Ce code définit les valeurs fondamentales de l'organisation, les normes éthiques attendues et les comportements inacceptables. Il est recommandé que chaque membre du conseil comprenne, accepte et signe ce code formellement. De plus, le conseil d'administration peut intégrer l'éthique dans son processus d'auto-évaluation en évaluant régulièrement la performance du CA en matière d'éthique et en identifiant les domaines nécessitant des améliorations. Cela dit, d’autres évaluations peuvent également être mises en place telles qu’un examen annuel et/ou des audits, dépendamment de la structure de gouvernance et des besoins du CA.
Panorama effectue la promotion de normes éthiques entre autres via la préservation de l’intégrité de l’information par divers processus et automatisations permettant et une gestion des accès sécurisée.
Tel que mentionné plus haut, afin de prévenir toute partialité ou prise de décision inappropriée, il est important de mettre en place des mesures spécifiques à la gestion des conflits d'intérêts.
Le CA peut établir et faire respecter une politique de conflits d'intérêts rigoureuse. Cette politique devrait exiger que les membres du conseil divulguent tous les conflits d'intérêts potentiels et s'abstiennent de participer aux décisions où ils ont un intérêt personnel. Le CA ou le comité d'éthique pourrait entre autres établir des sanctions disciplinaires claires dans un cas de violation grave du code de conduite ou des normes éthiques. Ces sanctions devraient être appliquées de manière équitable et transparente. De plus, des formations en éthique aux membres du CA peuvent être une piste de solution pour les sensibiliser davantage à une prise de décision éthique et informée.
