En siégeant au sein d’un conseil d’administration, les administrateurs ont une responsabilité fiduciaire et sont légalement liés et tenus responsables de leurs actions et décisions envers l'organisation et ses parties prenantes. Cela signifie qu'ils doivent toujours prendre des décisions qui sont dans le meilleur intérêt de l'organisation et doivent agir de manière loyale. Pour ce faire, les administrateurs sont tenus d'exercer une diligence, dite raisonnable, dans l'examen et la prise de décisions concernant les affaires de l'organisation et le respect de sa mission (le cas échéant).
Afin d’exercer une diligence raisonnable, il est essentiel que les membres du conseil s'informent correctement pour s’assurer de bien comprendre les enjeux de l’organisation. Réciproquement, la direction de l’organisation doit fournir la documentation nécessaire aux membres du conseil et soulever les éléments devant faire preuve d’analyse ou de réflexion. Afin que tous les administrateurs soient protégés face à leur devoir fiduciaire, il est essentiel de mettre en place des pratiques rigoureuses de reddition de comptes. De plus, les administrateurs se doivent de consulter la documentation qui leur est transmise et de poser des questions pertinentes, entre autres sur la situation financière, les opérations, les risques et les opportunités entourant l’organisation.
« Panorama permet l’envoi de l’ordre du jour et de sa documentation en amont de vos réunions, incluant des rappels automatiques. Les administrateurs, ayant été notifiés, participent donc en pleine confiance aux discussions en étant mieux préparés. »
De plus, il est important que les administrateurs soient indépendants et qu’ils ne favorisent pas leurs intérêts personnels ou d'autres parties prenantes au détriment de ceux de l'organisation. Cela dit, il peut parfois y avoir des situations délicates pouvant entraîner des conflits d'intérêts ou des divergences d'opinions sur ce qui constitue le meilleur intérêt. Il est donc nécessaire de mettre en place des pratiques assurant une transparence adéquate dans les opérations et les décisions du CA, tout en maintenant la confidentialité de ces discussions.
« L’utilisation du logiciel de gouvernance Panorama permet une plus grande transparence entre les administrateurs et la direction, ce qui vient faciliter la reddition de compte et contribuer à solidifier le lien de confiance entre les parties. »
La responsabilité fiduciaire est un élément central de la gouvernance puisqu’elle vise à protéger l’organisation, les intérêts des diverses parties prenantes et à assurer une gestion responsable et éthique de l'organisation. Les administrateurs qui ne remplissent pas leur devoir fiduciaire peuvent être tenus responsables légalement et peuvent faire l'objet de poursuites judiciaires s'ils sont jugés négligents ou en violation de leurs obligations. De là l’importance de répertorier l’entièreté des décisions et de conserver une traçabilité de l’information. L’intégrité de l’information est essentielle, voire obligatoire afin que tous les membres du CA soient protégés convenablement vis-à-vis de leurs devoirs.
« Avec l’aide de Panorama, vous êtes en mesure d’intégrer les meilleures pratiques de gouvernance sans rajouter de charge administrative. Soyez protégé dans l'exercice de votre devoir fiduciaire en toute tranquillité d'esprit. »
